物件の報告を活用した
見やすい報告書作成のポイント

物件の報告は、定期的な報告書作成が求められる
清掃・マンション管理・ビル管理・FC店舗管理など
様々な業務に活用できる業務効率化ツールです。

賃貸管理業務において、管理物件の定期的な巡回点検・清掃などの建物メンテナンスは、資産としての建物価値の維持やオーナーから信頼を得るという観点からも大変重要な業務です。そして、オーナーへ報告する点検結果などの報告書は見やすく、建物や点検箇所等の状態、清掃状況、対応結果等が一目で把握できることが大切なポイントです。
ここでは「物件の報告」を活用した、見やすくてわかりやすい報告書(レポート)作成のポイントや、動画やオンラインを利用したより効果的、効率的な報告書について説明します。

1.写真付きで見やすい報告書を作成

WordやExcelを駆使して、報告書を作成することもできますが、見やすく、説得力のある報告書を作成するならテキストだけでなく写真を貼付することで、より見やすく、状況を伝えることができます。

でもWordやExcelで報告書を作ると写真の取込みや大きさを揃えたり、コメントを入力したりと何かと手間が掛かってしまいます。そんな課題を解消すべく「物件の報告」をサービス化しました。「物件の報告」では綺麗な報告書を簡単に作ることができるシステムになっています。

不動産賃貸管理業務の報告書は多種多様です。そのため、業務に応じたテンプレートを利用することが重要です。事前に業務に合わせたテンプレートを用意することで、統一化された見やすい報告書が作成でき、併せて報告書作成業務の時間短縮や作業の標準化など賃貸管理業務の効率化にもつながります。

例えば、「建物巡回点検報告書」の場合、建物全体・外壁・エントランス・階段・エレベータなど点検箇所の状態や、不具合箇所があった場合はその状況、どのような対応を行ったか、また、特筆するような報告事項があった場合はその内容などが端的に、見やすくまとめられていれば、報告書を受け取ったオーナーは一目で建物の状態を確認することができますし、同時に、オーナーに対して管理に対する安心を届けることもできます。さらに、点検時に修繕が必要な個所を正確に把握し、オーナーへ報告することで修繕やリフォーム等の提案につながるなどの効果も期待できます。

また、「建物巡回点検報告書」に記載する項目として、前回の点検結果もあるとよいでしょう。今回の点検結果と比較することができ、点検箇所の状態の変化も把握できます。

「物件の報告」では、「建物巡回点検報告書」、「原状回復報告書」、「退去立会報告書」、「リフォーム完了報告書」の4種類のテンプレートが用意されており、カスタマイズや作業内容に合わせて「定期清掃報告書」 「検針報告書」「空き家点検報告書」 など新規のテンプレートを作成することも可能です。

現場での作業や点検結果等の定期的な報告が求められる様々な業務(清掃会社、マンション管理会社、ビル管理会社、FC店舗管理会社等)に活用できます。

報告書は、テキストだけでなく写真を貼付することで、より見やすく、状況を理解しやすくなります。

「建物巡回点検報告書」の場合は、不具合箇所の写真や清掃後の写真が貼付されていれば、状態が一目で把握できますし、また、「原状回復報告書」や「リフォーム完了報告書」では作業前後のビフォーアフターの写真を貼付することで作業結果をより正確に、わかりやすく報告することができます。ここでもやはりスマホやタブレットで撮影した写真を簡単に報告書に貼付できるテンプレートは重要です。写真を貼り付ける位置など、レイアウトで悩む必要はありません。事前に、写真の枚数や配置など業務に応じたテンプレートを用意しておいて、報告内容に合わせて活用しましょう。 物件の報告では、撮影した写真が建物、部屋、登録日、カテゴリ(事前に設定した点検箇所など)などで分類・管理されていますので、報告書の作成時には、大量の写真の中からでも使用したい写真を簡単に探し出すことができます。写真の整理、管理も簡単に行えます。

「物件の報告」で用意されているテンプレート

2.スマホやタブレットを利用して、その場で報告書作成

「建物巡回点検報告書」の作成には、点検現場での点検箇所確認と写真撮影が欠かせませんが、点検確認メモと写真を事務所に持ち帰り、写真を確認し、点検結果と照らし合わせながら報告書を作成するのは効率的ではありません。

また、1日で複数の建物の巡回点検を行う場合など、点検箇所の状態や気になる点など、明確に意識できているその場で報告書を作成することは、正確な報告書作成という観点からも重要です。 「物件の報告」では、スマホやタブレットを使って現場で写真撮影し、音声入力やテキスト入力でコメントを入力し、その場で簡単に報告書が作成できます。スマホやタブレットではGPS機能を使って最寄りの物件を簡単に選択できたりとても便利な機能をたくさん用意しています。 事務所に戻る必要もないため、移動時間も削減され、報告書作成業務が大幅に効率化できます。また、作成した報告書は作成後すぐにクラウドにアップされるので、事務所のメンバーとの情報共有もリアルタイムで行えます。

3.動画を撮影して報告

最近では、スマホやタブレットがあれば簡単に動画が撮影できます。このスマホやタブレットを使って、作業現場や点検現場の動画を撮影し報告することも、オーナーへの報告手段としては非常に効果的かと思います。写真ではうまく伝わらない報告内容も動画ならわかりやすく伝えることができます。

例えば、リフォーム完了の動画報告なら、玄関からバス・トイレ、キッチン、各部屋を導線に沿って、リフォームのアピールポイントなどを音声で説明しながら撮影し、リフォーム後の状態をより正確に伝えることができます。

また、点検による不具合箇所の報告においても、動画で該当箇所を撮影しながら音声で説明を加えることで、より状況の理解が深まる報告ができ、齟齬も生じにくくなります。

動画による報告は、オーナーに対して状況把握の促進と認識を合わせるという観点からも、非常に有効なツールになります。

さらに、不具合箇所の対応時の動画は、どういう不具合にどのように対応したかという記録が残るため、オーナー報告だけでなく、社内でのノウハウの共有、蓄積にもつながります。

動画は、様々な場面で積極的に活用していきたい報告ツールです。 「物件の報告」では、撮影した動画をアップロードし、オーナーへオンラインで報告できるメニューも用意しています。

4.オーナーへオンラインで報告

作成した報告書は、印刷し郵送でオーナーに送付するという場合も多いと思われますが、そのままダイレクトにオンラインで報告できれば、印刷や、郵送に係る作業やコストが削減され、業務の効率化につながります。報告のタイミングも報告書作成後、すぐに行うことができるため、タイムラグもなくなり、オーナーとより緊密な情報の共有が可能になります。特に、重大な不具合箇所が見つかった場合など、すぐにオーナーに報告し、対応したいものです。

「物件の報告」のオンライン報告メニューでは、物件の報告で作成した報告書や動画に加え、独自に作成したWordやExcelの書類 (収支報告書・解約清算書・反響報告書など) もまとめて報告できます。また、オンライン報告した資料をオーナーが閲覧(ダウンロード)済か確認できる機能もあり、報告後のフォローを行えます。

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